1. Responsable du traitement
Les données personnelles collectées sur le site uckim.com sont traitées par l'Université Chrétienne de Kimpese (UCKim), Kimpese, Kongo Central, République Démocratique du Congo.
Pour toute question relative à vos données : contact@uckim.com.
2. Données collectées et finalités
| Situation | Données | Pourquoi |
|---|---|---|
| Inscription en ligne | Nom complet, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, téléphone, e-mail ; diplôme, option, école, année et pourcentage ; filière souhaitée ; pièces jointes : diplôme, bulletins, pièce d'identité, acte de naissance, certificat de bonne vie et mœurs, certificat médical, photos. | Étudier votre candidature, gérer votre dossier d'admission, vous contacter, établir votre attestation d'inscription. |
| Paiement des frais | Numéro de téléphone Mobile Money, opérateur, montant, référence et statut de la transaction. | Enregistrer et confirmer le paiement, délivrer le numéro d'inscription. |
| Assistant virtuel (chat) | Questions posées et réponses, adresse IP, navigateur, page consultée ; si vous laissez un message : nom, e-mail, téléphone, objet et message. | Répondre à vos questions, améliorer les réponses, vous recontacter à votre demande. |
| Formulaire de contact | Nom, e-mail, téléphone, message. | Traiter votre demande. |
| Sécurité du site | Adresse IP, date et heure, journaux techniques. | Prévenir la fraude et les attaques, diagnostiquer les erreurs. |
3. Fondement du traitement
- Votre consentement, exprimé en cochant la case prévue avant l'envoi du formulaire d'inscription ;
- L'exécution de votre demande (candidature, inscription, réponse à un message) ;
- Les obligations légales et réglementaires de l'université en matière d'enseignement supérieur ;
- L'intérêt légitime de l'université à assurer la sécurité de son site.
Ces traitements sont conduits conformément à la législation de la République Démocratique du Congo relative à la protection des données à caractère personnel.
4. Qui a accès à vos données
Vos données sont accessibles uniquement aux services de l'université qui en ont besoin (admissions, finances, administration, rectorat), chacun selon ses attributions. Elles ne sont jamais vendues.
Certains prestataires techniques interviennent pour faire fonctionner le site :
- Hébergement du site et de la base de données ;
- Envoi d'e-mails (accusés de réception, confirmations) ;
- WhatsApp (Meta) : notifications aux services de l'université ;
- Opérateurs Mobile Money (M-Pesa, Orange Money) pour les paiements ;
- Fournisseurs d'intelligence artificielle (par exemple OpenAI, Anthropic, Google) : lorsque l'assistant virtuel ne trouve pas la réponse dans sa base de connaissances, votre question peut leur être transmise. Ne communiquez pas d'informations sensibles dans le chat.
- Service de génération de QR codes (api.qrserver.com) pour le code de vérification des attestations ;
- Polices, bibliothèques et cartes (Google Fonts, jsDelivr, cdnjs, unpkg, OpenStreetMap) : votre navigateur s'y connecte, ce qui leur transmet votre adresse IP.
Certains de ces prestataires sont situés hors de la République Démocratique du Congo.
5. Durée de conservation
- Dossier de candidature non retenu : 2 ans après la fin de la période d'admission ;
- Dossier d'étudiant inscrit : pendant la scolarité, puis selon les règles d'archivage académique de l'université ;
- Données de paiement : selon les obligations comptables ;
- Conversations avec l'assistant virtuel et messages : 12 mois ;
- Journaux techniques et de sécurité : 12 mois.
6. Vos droits
Vous pouvez demander à accéder à vos données, à les rectifier, à les supprimer lorsque leur conservation n'est plus nécessaire, ou vous opposer à certains traitements. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans effet sur les traitements déjà réalisés.
Écrivez à contact@uckim.com en précisant votre nom et, si vous en avez un, votre numéro de dossier ou d'inscription. Une pièce d'identité pourra vous être demandée pour vérifier que la demande vient bien de vous.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir l'autorité de protection des données compétente en République Démocratique du Congo.
7. Sécurité
L'université met en œuvre des mesures pour protéger vos données : connexion chiffrée (HTTPS), accès aux dossiers réservé aux personnes habilitées et journalisé, pièces jointes non accessibles publiquement, liens d'attestation signés.
9. Candidats mineurs
Si vous avez moins de 18 ans, nous vous invitons à remplir le formulaire d'inscription avec l'accord et, si possible, en présence de vos parents ou de votre tuteur.
10. Modifications
Cette politique peut être mise à jour, notamment lors de l'ouverture de nouveaux services du Portail Numérique. La date de dernière mise à jour figure en bas de page.
Dernière mise à jour : 13 octobre 2026